采购是企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。通过采购系统管理好战略采购和日常采购，建立与供应商长期有效的合作关系，灵活的供应方法，系统的商品需求时间计划，安排和跟踪整个物流过程，确保商品按时到达企业，以支持企业的正常运营。 1. 智能补货向导
本模块用来辅助决策者生成补货数据。包括采购定单和分店要货单。 进行智能补货： 1. 补货参考值 设置补货参考值，包括参考时间，采购周期，指定时间内发生业务商品，补货仓库。如下图：  2. 选择补货范围 通过指定商品类别、品牌、主供应商、库存上下限设置、销售排名等条件点击[检索商品]来确定需要补货的商品。也可以通过盘点机数据、其它单据导入或手工新增来确定补货商品。如下图：  3. 设置补货公式 补货方式公式各运算项目： 现有库存 按现有的库存数据为基数 采购订货量 根据未到期的采购订单未完成数量为基数 日均销量 每天平均销量为基数(默认以最近一月、也可指定时间段) 库存上限 以事先设置好的商品存货上限为基数 库存下限 以事先设置好的商品存货下限为基数 销售订货量 以前台未完成客户订货量为基数 采购周期 以当前采购周期为基数 日均直配量 每天平均配送量为基数(默认以最近一月、也可指定时间段) 根据订货周期，到货周期，及库存量，销售量制作相应的公式，一般公式如下： 订货量=(订货周期+到货间隔日期)*日均销售量+安全库存-现有库存(库存上/下限) 点击[应用公式]生成要货数据，如下图：  4. 生成补货单据。 按照供应商的性质，决定是采用供应商直配还是总部统配方式。同时生成该供应商的采购订货单或向总部的要货申请单  注意：点击[智能补货]或[智能退货]生成该商品主供应商未审核的采购订货单或采购退货单。要货申请单为分店生成。 5.查看/打印单据 生成相应单据，点击查看据即可以查看到当前生成的单据。点击打印则执行相应的打印操作。 数据影响：影响采购订货单和要货申请单生成 2. 采购订货单
本模块用来记录采购订货的相关数据，以便在收货时引用，加强采购计划的执行。 数据影响：此单据生效后不影响任何库存数量以及库存金额 3. 货商价格
在采购业务中往往会同供货商进行价格的约定，或一个商品有多个货商供货，而且价格有所不同，此模块用来专门记录货商商品的价格。 数据影响：此模块保存后不影响任何库存数量，只影响入库验收单中货商进货时是调用此处的进价。 4. 入库验收
用于记录详细的采购收货业务，可以引用订单进行收货，也可以人工录入单据。  新增入库验收单： 当打开入库验收单窗口时，该窗口即处于新增状态。如果该窗口处于修改状态，可以通过点击”增加”按钮使其处在新增状态，此时即可输入一张新的入库验收单。 方法一：引用采购订单收货 1. 输入单据日期：系统默认单据的日期为当前系统日期，可以修改。 2. 选择供应商：在”供应商”栏的下拉列表框中选择相应的供应商。 3. 选择订单：单击订单号后面的按钮，在弹出如下窗口，  在此窗口中，列出了该供应商的全部未执行完毕的订单，选择一订单，双击它或点"确定"按钮，订单的数据自动复制到入库验收单中。系统是完全复制订单，订单数据与实际执行有差异时，可以修改。未执行完毕的订单可以留待以后执行。 4. 进货单号：由系统自动连续编号，不可以修改。 5. 选择进货仓：单击”仓库”后边的下拉框，在弹出的下拉列表中选择。 6. 付款日期：系统默认为当天，可更改，表示该入库单的付款日期。 7. 录入备注：需要时可以在”备注”编辑框中，录入备注事项。 8. 录入业务员：从业务员下拉列表框中，选择执行采购任务的业务员。 方法二：手工录入单据 1. 录入单据日期、供应商. 进货仓库. 业务员等资料，操作方法引用订单。 2. 在窗口下部明细列表框中录入采购的商品名称、数量、单价等信息： a. 在商品编码栏直接输入相应商品编码。 b. 通过双击该栏目弹出”选择商品”对话框，选择商品。 计量单位：计量单位是在定义商品资料时定义的，此处不可以修改。 数量：在数量栏录入进货数量。 单价：如果您在商品资料中输入了该商品的参考进价，系统将会自动给出这一参考进价，供您参考。此处可以根据实际情况进行修改。 金额：该栏的金额是根据数量，单价计算而来，用户无需操作。 零售价：如果您在商品资料中输入了该商品的零售价，系统将会自动给出这一零售价，供您参考。此处可以根据实际情况进行修改。 售价金额：该栏的金额是根据数量，零售价计算而来，用户无需操作。 税率：默认为 0 ，用户可以自行输入，比如17% 输入0. 17 即可。 税额：该栏的金额是根据金额，税率计算而来，用户无需操作。 3. 录入备注：在编辑框中录入您采购商品的有关事项。 点击"保存"按钮保存单据，保存完后即马上会提示是否审核，如需审核则点是，不需要审核就点击否，要注意的是单据一经审核就不能进行修改操作了。 4. 货商货到付款。货商档案中结算方式为货到付款属性，在入库审核后会提示付款，可以选择全部用预付款(在财务中心添加)或者现金付款。如图：  可以选择预付款付款(默认预付款付全款)，也可以选择现金付款或者是一部分现金一部分预付款都可以。(此操作会在结算管理中生成对应的结算单并冲抵应付款) 数据影响：此单据生效后为存数量增加，库存金额增加，货商应付款增加。 5. 采购退货
在采购退货业务中，可以按单进行退货，也可以不按单退货；在货款结算上，可以退现金，也可以将退货款冲应付款。以上处理用户可以根据实际情况自由选择。  新增采购退货单： 当打开采购退货单窗口时，该窗口即处于新增状态。如果该窗口处于修改状态，可以通过点击”新增”按钮使其处在新增状态，此时即可输入一张新的采购退货单。 方法一：入库单号退货 1. 在供应商栏选择供应商后，单击”入库单号”按钮，即弹出一张”入库验收单选择”窗口，如下图：  2. 图中列出了全部进货单，选择某一进货单记录点击可以查看原始单据。选择本次退货对应的进货单，单击”确定”按钮或者双击鼠标左键，原进货单的数据就会复制到退货单上。 3. 系统默认对原进货单全部退货。如退货数量、单价等信息与原进货单不一致，均可以修改。未退完的进货单以后还可以进行退货。 4. 选择退出仓：单击”仓库”后面的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择。 5. 录入经手人：从业务员下拉列表框中选择业务员。 方法二：手工录入单据 1. 付款期：系统默认有效期为当天，可以修改。 2. 单号：系统自动连续编号，不可以修改。 3. 选择供应商：在”供应商”栏的下拉列表框中选择相应的供应商。 4. 仓库：选择该退货单的仓库 5. 经手人：选择负责该退货单的业务员 6. 原始单号：是指以前的进货单号或别的单号 7. 在窗口下部明细列表框中录入退货的商品名称、数量、单价等信息： 输入退货的品名规格 a. 在商品编码栏直接输入相应商品编码。 b. 通过双击该栏目弹出”选择商品”对话框，选择商品。 计量单位：计量单位是在定义商品资料时定义的，此处不可以修改。 数量：在数量栏录入退货的数量。 单价：如果您在商品资料中输入了该商品的参考进价，系统将会自动给出这一参考进价，供您参考。此处可以根据实际情况进行修改。 金额：该栏的金额是根据数量，单价计算而来，用户无需操作。 零售价：如果您在商品资料中输入了该商品的零售价，系统将会自动给出这一零售价，供您参考。此处可以根据实际情况进行修改。 售价金额：该栏的金额是根据数量，零售价计算而来，用户无需操作。 税率：默认为 0 ，用户自输入 比如17% 输入0. 17 即可。 税额：该栏的金额是根据金额，税率计算而来，用户无需操作。 每张退货单可以输入多种商品，如何在录完一种商品后增加另一种商品明细： a. 您可以用鼠标按右键，增加一行。 b. 用键盘回车到下一行。 9. 点击"保存"按钮保存单据，保存完后即马上会提示是否审核，如需审核则点是，不需要审核就点击否，要注意的是单据一经审核就不能进行修改操作了。 数据影响：此单据生效后库存数量减少，货商应付款减少。 6. 代销对帐
代销是指商品是实销实结，所以需要计算出销售商品对应入库单号的进价核算出实际应付供应商的货款明细，用于代销对帐，下一步就可以进行货商结算。  新增代销对帐单： 1. 当打开进价调整单窗口时，该窗口即处于新增状态。如果该窗口处于修改状态，可以通过点击”新增”按钮使其处在新增状态，即可输入一张新的进价调整单。 2. 单据编号：系统自动连续编号，不可以修改。 3. 审核人：当前登陆的操作员，不可以修改。 4. 限付日期：当前单据限定在哪一天之后付款。 代销销售统计：进行当前条件的代销商品销售分析。 销售数据分析显示：  ①：进货单据显示区，显示所有进货单据号。包含结算价，单据金额，相关单号。 ②：销售小票显示区，显示所有销售小票号。包含商品品名，条码，货号，销售数量，销售金额，对应的入库单据号(冲减按先进先出法)，销售单据号。 5. 点击"保存"按钮保存单据，保存完后即马上会提示是否审核，如需审核则点是，不需要审核就点击否，要注意的是单据一经审核就不能进行修改操作了。 数据影响：此单据生效后会直接生成该货商的应付帐款，在货商结算中结算。 7. 联营对帐
联营是指商品是联合经销，按联营扣率来进行来分红，所以需要计算出销售商品销售总价及扣率对应的应扣款明细与实际应结款项，用于联营对帐，下一步就可以进行货商结算。  新增代销对帐单： 1. 当打开进价调整单窗口时，该窗口即处于新增状态。如果该窗口处于修改状态，可以通过点击”新增”按钮使其处在新增状态，此时即可输入一张新的进价调整单。 2. 单据编号：系统自动连续编号，不可以修改。 3. 审核人：当前登陆的操作员，不可以修改。 4. 限付日期：当前单据限定在哪一天之后付款。 联营销售统计：进行当前条件的联营商品销售分析。 销售数据分析显示：  ①：销售商品显示区，显示所有销售的商品。包含销售价，扣率，结算价，金额。 ②：销售小票显示区，显示所有销售小票号。包含商品品名，条码，货号，销售数量，销售金额，扣率，结算价，销售单据号。 5. 点击"保存"按钮保存单据，保存完后即马上会提示是否审核，如需审核则点是，不需要审核就点击否，要注意的是单据一经审核就不能进行修改操作了。 数据影响：此单据生效后会直接生成该货商的应付帐款，在货商结算中结算。 8. 货商结算
您的公司在采购货物后，应向供应商支付货款，支付的方式有多种：您可采用预付款、预付定金、货到付款或分期付款等形式。无论您选择哪种付款形式，本模块都能为您解决这一问题，它可以详细记录与您采购付款相关的各项数据。结算方式分为购销结算单、代销结算单、联营结算单。先讲购销结算单，其它在本节末尾讲述。  当打开购销结算单窗口时，该窗口即处于新增状态。如果该窗口处于修改状态，可以通过点击”新增”按钮使其处在新增状态，此时即可输入一张新的购销结算单。 1. 供应商名称：选择需付款的货商 2. 付款方式：选择该笔交易的付款方式 3. 收付款日期：默认为当天，可自行更改 4. 经手人：选择该结算单的经手人 当选择了供应商的时候，系统会自动将该供应商的应付款单据全部列出在下面的表格中。 1. 收付标志：“+”号表示是进货的，需要付钱的供应商，“-”号表示是退货，可以冲减应付款 2. 原始单号：表示进货的单号或者是退货的单号 3. 单据金额：表示该单的金额 4. 已付金额：表示该单原来已经付款的金额 5. 尚欠金额：表示该单目前为止尚欠款金额 6. 折扣率：可以输入，比如现在付款按八折，则可以输入0. 8进行金额打折 7. 应付金额：表示该单现在需付金额 8. 现付金额：表示本次实际付款金额 9. 币种：可以选择，随意选择付款币种，如果选择了币种的话，那应付金额也会随币种的汇率进行变动。 点击"保存"按钮保存单据，保存完后即马上会提示是否审核，如需审核则点是，不需要审核就点击否，要注意的是单据一经审核就不能进行修改操作了。 代销结算 以实销数量进行结算。 联营结算 以销售额按指定扣点进行结算（需要在商品档案指定商品扣率）。 购销结算 以入库单据为结算唯一依据，按单结算。 数据影响：此单据生效后，货商应付款减少。 9. 代销特供
代销供应商某段时间针对销售商品供货价格低于一般时间供货价格，称之为代销特供。期间内销售的商品取特供货价格，常见于代销供应商做促销活动，从仓库中取一部分商品做促销，其进价是则取约定的特别进价(一般低于平常的进价)。 您可以在”主界面”中顶部菜单项选”采购”-”代销特供单”项进入本模块，如下图：  当打开购销结算单窗口时，该窗口即处于新增状态。如果该窗口处于修改状态，可以通过点击”新增”按钮使其处在新增状态，此时即可输入一张新的购销结算单。 1. 供应商名称：选择需付款的货商 2. 开始日期：特供开始时间。 3. 结束日期：特供结束时间。 当选择代销供应商时，下面则可以选择该供应商的商品。 1. 特供结算价：表示该商品当前时期内特供的价格。 2. 参考进价：表示该商品上一次进货的价格。 数据影响：此单据生效后，会影响生成该供应商的代销对帐单，从而影响该供应商的应付帐款。 10. 联营特供
联营供应商某段时间针对销售商品扣率低于一般时间约定扣率，称之为联营特供。期间内销售的商品取特供扣率，常见于联营供应商做促销活动，从仓库中取一部分商品做促销，其销售扣率是则取约定的特别扣率(一般低于平常的扣率)来计算该供应商的销售所得。 您可以在”主界面”中顶部菜单项选”采购”-”联营特供单”项进入本模块。 数据影响：此单据生效后，会影响生成该供应商的联营对帐单，从而影响该供应商的应付帐款。 11. 采购中心报表介绍
1. 采购订货报表：查询指定日期内采购订货单、采购订货明细、采购订货汇总、采购订单明细汇总、采购订单日报等数据。 2. 采购入库报表：查询采购单据及商品明细，可按各种采购单录入时各种条件查询，包括采购入库、明细、汇总、明细汇总、日报。 3. 采购退货报表：按仓库、操作员等条件查询退货的数量、金额。 4. 采购结算报表：查询货商结算流水、结算流水付款，代销/联营待结单、代销/联营待结单销售明细。 5. 采购汇总报表：查询商品采购统计、货商采购统计、商品类别汇总、经销方式汇总商品数据、金额、小计等。 6. 采购业务员表：查询各业务员经手的商品实际采购数据、采购金额的采购汇总及明细。 7. 采购进价报表：查询商品的采购进价统计、采购进价历史等，包括商品的最低进价、最低进价单号、最高进价、最高进价单号。 8. 订单到期提示：指定天数内，查询已经到期订单商品、数量、金额、条码、货号、时间、到期天数。 12. 采购中心流程
 1. 根据新品、季节、价格等原因而采购的商品数量，生成每个供应商的《采购定货单》。 2. 供应商严格按照《采购定货单》商品数量送货到企业仓库。 3. 如果需要将货物退还至货商，需要选择入库单制《采购退货单》单，冲减库存金额。 4. 采购会发生往来帐款，管理应付应收请参考财务中心章节。 |